PowerPoint 配布資料♪ 参加者目線のプレゼンの作り方と狙いについて解説します!

プレゼンテーションを主催するときに欠かせないPowerPoint(パワーポイント)。

主催者は色んな準備に時間が掛かって、配布資料は疎かになりがちです。

そこで、参加者目線のプレゼン配布資料の作り方を解説します。

配布資料が必要な理由

よくあるのが投影した全てのスライドを掲載しただけの配布資料です。

プレゼン後に、参加者がスライドを読み返すことを考えてのことなので

これでも一部の参加者には喜んでもらえます。

さらに、参加者思いの主催者なら

スライド数が多くなって、持ち帰ってもらう配布資料がかさばらないように

印刷パターンを工夫して「4スライド版」や「6スライド版」を選びます。

パワーポイント 印刷パターン①

パワーポイント 印刷パターン②しかし「4スライド版」や「6スライド版」では

元のスライドの文字サイズをかなり大きくしていないと

残念ながら、読み返されない配布資料になってしまいます。

そうなると、せっかく時間を割いて印刷・準備した資料がムダになります……。

そもそも使った全てのスライドを配るなら今の時代、データを渡せば済みます。

もちろん参加者が求めていることは、資料やデータを入手することではありません。

自分がプレゼンに参加したことを満足することです。

喜ばれる配布資料とは

このように考えると、満足度の高いプレゼン作りが重要になります。

ここで注意すべき点は、あまり欲張り過ぎないことです。

全ての参加者を満足させることは難しいといえます。

主催者にできることは、

プレゼンに対する積極的な参加者にベストを尽くすことです。

そこで「3スライド版」の印刷パターンをおススメします。

その理由は、以下の通りです。

積極的な参加者は、必ずメモを取ります

では、どこにメモを書き込むでしょうか……。

もちろん、できる限りスライドの近くに書き込みたいはずです。

これを叶えるのは、メモ欄が掲載される3スライド版の印刷パターンです。

「1スライド版」から「9スライド版」にメモ欄は掲載されません。

メモ欄が掲載されるのは、PowerPoint 3スライド版だけの機能です。
(他の印刷パターンでもメモ欄を掲載する方法はありますが、手間が掛かるのでスルーします)

パワーポイント 印刷パターン③

参加者目線3スライドの作り方

しかし、この印刷パターンには問題が1つあります。

印刷してみると分かることですが

スライドが小さくて、見難いのです。

これと同じサイズで印刷される「4スライド版」や「6スライド版」でも

同じ不満を持った方もおられるはずです。

そこで、3スライド版の配布資料を拡大して印刷する方法をご紹介します。

具体的には、PDFを使って拡大します。

PDFファイルのデータを拡大する具体的な手順は、以下の通りです。
(無料版で構わないので、事前にPDFをインストールする必要があります)

手順①

まずは、パワーポイント内で3スライド版の印刷パターンを選択して下さい。

印刷 PDF①

手順②

次にPDFファイルを開いて、以下の操作を行います。

印刷 PDF②

手順③

印刷 PDF③

「印刷」をクリックして、PDFファイルを保存すると

拡大後のPDFファイルが出力されます。

これを印刷して、配布資料の完成となります。

補足の説明を加えると、

PowerPointファイルで作成した印刷サイズ(A4,B5など)から

他の印刷サイズへの変更は、PDFファイル内の操作で行うことができます。
(直前の画像の「プロパティ」→「詳細設定」→「印刷サイズを選択」→「OK」)

仕上がり

PDF 拡大後

上の画像からは拡大後の違いが分かり難いかもしれませんが、

印刷して実際に現物を見てみると、拡大後の違いは明らかです。

また、少し拡大するだけで積極的な参加者ほど

ちょっとした工夫に敏感なので喜んでくれます。

拡大操作のポイント

この拡大操作は、印刷する内容そのものの拡大になります。

補足で説明した通り印刷サイズ(A4,B5など)の拡大・縮小ではありません。

この操作が何を意味するかというと、

PowerPointで作った3スライド版で印刷した現物を

コピー機で拡大・縮小する手間を省くだけではありません。

特に印刷する内容がイラストや写真の場合、

コピー機で拡大・縮小するたびに画質が粗くなります。

これを防ぐためにも、PowerPoint からPDFに置き換える操作は重要なのです。

まとめ(メッセージ)

いかがでしたか。

PowerPointの配布資料なので、PowerPointの機能だけに頼りがちですが

ときには、他のソフトが問題を解決してくれることがあります。

そして、このような小さな工夫の積み重ねがプレゼンの成功のカギを握ります♪

あなたのお役に立てて光栄です。

それでは、プレゼンの成功をお祈りします。

ワンポイント・アドバイス

最後に、オマケの話しをご紹介します。

プレゼンテーションの目的は、参加者を言葉巧みに説得することではありません

プレゼン後、参加者が行動を起こしてくれることが目的です。

前者(参加者を説得)の場合、

言葉で分かった参加者が行動を起こしてくれるかどうかは別問題です。

いわゆる「分かっちゃいるけど、止められない」のことです。

このように考えると、後者(行動を起こす)を目的として

参加者がメモを取る状況を作ることの重要性をお分かりいただけるのではないでしょうか。

平たくいうと、どれだけ参加者が食い付くネタを仕込めるかが重要なのです。

プレゼン中のメモを手にして

あなたの所に足を運んでくれる参加者が現れるかもしれません。

そして、親身になって丁寧に対応すれば

あなたのファンになるかもしれません。

あなたの商品がたくさん売れるかもしれません。

あなたへの「いいね♪」の数が増えるかもしれません。

これがプレゼンテーションの目的であり、配布資料の狙いなのです。

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