PowerPoint 配布資料の作成は、参加者目線が必須！ プレゼン成功の秘訣を解説♪

プレゼンテーションを主催するときに欠かせないPowerPoint（パワーポイント）。

主催者は色んな準備に時間が掛かって、配布資料は疎かになりがちです。

そこで、参加者目線のプレゼン配布資料の作り方を解説します。

配布資料が必要な理由

よくあるのが投影した全てのスライドを掲載しただけの配布資料です。

プレゼン後に、参加者がスライドを読み返すことを考えてのことなので

これでも一部の参加者には喜んでもらえます。

さらに参加者思いの主催者はスライド数が多くなって、持ち帰ってもらう配布資料がかさばらないように

印刷パターンを工夫して「４スライド版」や「６スライド版」を選びます。

しかし「４スライド版」や「６スライド版」では

元のスライドの文字サイズをかなり大きくしていないと

残念ながら、読み返されない配布資料になってしまいます。

そうなると、せっかく時間を割いて印刷・準備した資料がムダになります……。

そもそも使った全てのスライドを配るなら今の時代、データを渡せば済みます。

しかし、参加者が求めていることは資料やデータを入手することではありません。

自分がプレゼンに参加したことを満足することです。

喜ばれる配布資料とは

このように考えると、満足度の高いプレゼン作りが重要になります。

ここで注意すべき点は、あまり欲張り過ぎないことです。

全ての参加者を満足させることは難しく、

全ての参加者の声を聞こうとすると結局、ありきたりの改善策に留まってしまいます。

このように考えると主催者がすべきことは、プレゼンに対する積極的な参加者にベストを尽くすことです。

そこで私は「３スライド版」の印刷パターンをおススメします。

その理由は、以下の通りです。

積極的な参加者は、必ずメモを取ります。

では、どこにメモを書き込むでしょうか……。

もちろん、できる限りスライドの近くに書き込みたいはずです。

これを叶えるのは、メモ欄が掲載される３スライド版の印刷パターンです。

「１スライド版」から「９スライド版」にメモ欄は掲載されません。

メモ欄が掲載されるのは、PowerPoint ３スライド版だけの機能です。
（他の印刷パターンでもメモ欄を掲載する方法はありますが、手間が掛かるのでスルーします）

参加者目線３スライドの作り方

しかし、この印刷パターンには問題が１つあります。

印刷してみると分かることですが、スライドが小さくて見難いのです。

これと同じサイズで印刷される「４スライド版」や「６スライド版」でも、同じ不満を持つ方もおられます。

そこで、３スライド版の配布資料を拡大して印刷する方法をご紹介します。

具体的には、ＰＤＦを使って拡大します。

ＰＤＦファイルのデータを拡大する具体的な手順は、以下の通りです。
（無料版で構わないので、事前にＰＤＦをインストールする必要があります）

手順①

まずは、パワーポイント内で３スライド版の印刷パターンを選択して下さい。

手順②

次にＰＤＦファイルを開いて、以下の操作を行います。

手順③

「印刷」をクリックして、ＰＤＦファイルを保存すると、拡大後のＰＤＦファイルが出力されます。

これを印刷して、配布資料の完成となります。

仕上がり

上の画像からは拡大後の違いが分かり難いかもしれませんが、

印刷して実際に現物を見てみると、拡大後の違いは明らかです。

また、少し拡大するだけで積極的な参加者ほどちょっとした工夫に敏感なので喜んでくれます。

拡大操作のポイント

この拡大操作は、印刷する内容そのものの拡大になります。

印刷サイズ（Ａ４，Ｂ５など）の拡大・縮小ではありません。

この操作が何を意味するかというと、

PowerPointで作った３スライド版で印刷した現物をコピー機で拡大・縮小する手間を省くだけではありません。

特に印刷する内容がイラストや写真の場合、コピー機で拡大・縮小するたびに画質が粗くなります。

これを防ぐためにも、PowerPoint からＰＤＦに置き換える操作は重要なのです。

まとめ（メッセージ）

いかがでしたか。

PowerPointの配布資料なので、PowerPointの機能だけに頼りがちですが

ときには、他のソフトが問題を解決してくれることがあります。

そして、このような小さな工夫の積み重ねがプレゼンの成功のカギを握ります♪

あなたのお役に立てたなら嬉しいです。プレゼンの成功をお祈りします。

ワンポイント・アドバイス

最後に、オマケの話しをご紹介します。

プレゼンテーションの目的は、参加者を言葉巧みに説得することではありません。

プレゼン後、参加者が行動を起こしてくれることが目的です。

前者（参加者を説得）の場合、言葉で分かった参加者が行動を起こしてくれるかどうかは別問題です。

いわゆる「分かっちゃいるけど、止められない」のことです。

このように考えると、後者（行動を起こす）を目的として

参加者がメモを取る状況を作ることの重要性がお分かり頂けるはずです。

平たくいうと、どれだけ参加者が食い付くネタを仕込めるかが重要なのです。

プレゼン中のメモを手にして

あなたの所に足を運んでくれる参加者が現れるかもしれません。

そして、親身になって丁寧に対応すれば

あなたのファンになるかもしれません。

あなたの商品がたくさん売れるかもしれません。

あなたへの「いいね♪」の数が増えるかもしれません。

これがプレゼンテーションの目的であり、配布資料の狙いです。

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