Word 目次機能が仕事力を伸ばす! 作り方・使い方・上手な文章の書き方まで分かりやすく解説♪

オフィス製品の中でもユーザー数が多いWord。

本記事では、利用価値が高い目次機能をライティングの専門家の目線から分かりやすく解説します。

すでに書いた文章がある方は、本記事を参考にリライト(書きなおし)にチャレンジしてみて下さい。

目次 ٩(o-o)/
☑ 解説前の準備
☑ 目次の作り方
☑ 目次機能の上手な使い方3ステップ
☑ メッセージ

解説前の準備

さっそく解説したいところですが、その前に準備が必要です。

これが目次機能を使いこなせる人が少ない最大の原因なのですが

ここに大きな価値があるので少しだけガマンして着いてきて下さい♪

たとえば、旧Twitterのように最大140字くらいの文章で目次機能を使う人は少ないはずです。

では、何字くらいから目次機能を使う価値があるでしょうか。

個人的な感覚として200字以上が目安と考えています。

このため本記事では、200字くらいの文章を使って解説します。

平文

見出しを付ける

まず書いた文章を分割します。

分割の仕方をいくつか示すと

「起・承・転・結」、「序論・本論・結論」、「場面設定・前ふり・オチ」などです。

これらは一例なので、とりあえず何となく分割してもOKです。

平文2

次に、分割したもの(段落)にタイトルを1つずつ付けます。

ここでの注意点はタイトルとは

先ほどの「起承転結」などではなく、分割した内容を表すタイトルです。

このタイトルを「見出し」といいます。

タイトル付き

※  画像では、追加した見出しを強調するために番号を付けて「太字・下線」の書式を設定しました

目次の作り方

次に、目次の作り方を具体的に紹介します。

先ほどの見出し(タイトル)にWord機能の「見出し」の書式を追加します。
(書式とは、入力した文字を赤色・太文字などをまとめて表すWord機能における呼び名)

1.見出しを入力している行(ぎょう)をクリック

2.「ホームタブ」の「見出し1」をクリック

タイトル付き2

すると、「1.背景」の「下線」の書式が消えました。

これはWordの「見出し1」の書式が上書きされたからです。

すべての見出し(タイトル)に「見出し1」の書式を反映したものが下の画像です。

タイトル付き3

最後に、以下の手順で操作します。

1.目次を挿入したい行をクリック

2.「参考資料タブ」をクリック

3.「 目次」のアイコンをクリックして、表示される自動作成の目次パターンを1つ選んでクリック

目次挿入

これでメイン画面での目次の完成です。

目次挿入2

目次機能の上手な使い方3ステップ

ここから目次機能の上手な使い方について解説します

その前に考えてほしいことがあります。

ここで取りあげている例文は200字くらいですが、

ブログ記事や仕事での報告書など、実際の文章はもっと長いはずです。

そうなると伝え手が一生懸命に文章を書いても

読み手は最後まできちんと読まないことは少なくありません。

このことは、あなたが読み手の立場になれば気がつくはずです。

これを踏まえて目次機能の上手な使い方を3ステップで解説します。

1.伝え手の狙いをもとに並びかえる

下の画像の赤四角の部分に注目して下さい。

目次見出し

あなたが操作しているWord画面に

赤四角の部分が表示されていない場合は、以下の手順で操作して下さい。

1.「Ctrl キー」を押しながら「Fキー」をクリック

2.画面の左側に表示されるナビゲーションウィンドウの「見出し」をクリック

すると、上の画像のように見出しの文字が画面左側にナビゲーションウィンドウが表示されます。

次に、赤四角の中の見出しを1つ選んで

クリックしながら上下に移動してみて下さい。

見出しを上下に移動すると、本文も同じように移動するはずです。

ここで始めに見出しに付けたタイトルのネーミングが効いてきます。

見出しのネーミングを「起承転結」とした場合、

本文の内容が見出しに反映されていないので、ただの並びかえになります。
(ひとまず時間の流れに沿う文章を書く目的では「起承転結」を意識する必要はあります)

一方で、見出しを上手くネーミングできていれば

段落(見出し)の並びかえによる効果が表れることがあります。

ここで、改めて始めの文章を見てみます。

平文

これでは文章ごとの内容が要約(見出し化)されていないため

文章を読み慣れていない人は、段落を上手く並びかえられないのではないでしょうか。

文章を読み慣れている人でも、長文になれば上手に並びかえられません。

2.並びかえる狙いを考える

次に、どのように並びかえるかについて考えます。

並びかえ

具体的には例文の場合、セミナーを受講してもらうことが狙いの文章なので

「″セミナー受講の心構え″は、最後でいいんじゃない?」や

「″対象者″を前に出すと、読み手は早い段階で読むのを止めてしまう?」などのように

文章の狙い自分で付けた見出しの内容をもとに

読み手の関心ごとを考慮して文章を並びかえることができます。

このようにして文章を並びかえます。

3.読み手の心をつかむタイミングを調整する

まだ目次機能の使い方がよく分からない方のために具体例を通して解説します。

この文章は、特に修正する部分がないように見えるかもしれませんが

「3.セミナー受講の心構え」と「4.対象者」を並びかえたほうが

読みやすいと思う人がいるかもしれません。

いかがでしょうか。

並びかえ2

他の並びかえのパターンとしては

「セミナー主旨とメリット」を始めに移動して次に「対象者」を持ってきたほうが

読み手は自分がセミナーの対象者に含まれているか否かをより早い段階で判断できます。

さらに「背景」と「セミナー受講の心構え」を入れかえました。

いかがでしょうか。

並びかえ3

このようにして段落を並びかえて、読み手の心をつかむタイミングを調整します。

これが読み手に配慮した上手な文章の書き方です。

このあと始めの文章のように見出しを取り除いて

普通の文章に書きなおしたものが下の画像になります。

赤字の箇所は、並びかえに伴って文脈を整える必要があったので書きなおしています。

並びかえ4

メッセージ

絶対的な正解とされる文章の並び順はないと私は考えています。

強いていえば、より多くの読者に認められた文章の並び順が正解ではないでしょうか。

目次機能を使いこなせるようになると

説明を強調すべきポイントが見つかって、より多くの読者に最後まで集中して読んでもらえるはずです。

ぜひ、少しずつチャレンジしてスキルアップして下さい。

あなたのお役に立てたなら嬉しいです。仕事の成功をお祈りします。

60分から始められるオンライン講座(Powered by ストアカ)

ワード勉強会 サムネイル画像
ザ・伝えるコツ講座

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。