Word 目次機能が仕事力を伸ばす! 作り方・使い方・上手な文章の書き方を分かりやすく解説♪
オフィス製品の中でもユーザー数が多いWord。
本記事では、目次機能をライティングの専門家の目線から分かりやすく解説します。
すでに書いた文章があれば、本記事を参考にしながらリライト(書きなおし)に挑戦してみて下さい。
目次 ٩(o-o)/
☑ 解説前の準備
☑ 目次の作り方
☑ 目次機能を使いこなす3ステップ
☑ メッセージ
解説前の準備
さっそく解説したいところですが、その前に準備が必要です。
これが目次機能を使えない人が多い原因なのですが
重要なポイントなので少しだけガマンして着いてきて下さい♪
たとえば、旧Twitterのように最大140字くらいの文章で目次機能を使う人は少ないはずです。
では、何字くらいから目次機能を使う意味があるのでしょうか。
個人的な感覚として200字以上が目安と考えています。
よって本記事では、200字くらいの文章を使って解説します。

見出しを付ける
まず書いた文章を分割します。
分割の例をいくつか示すと
「起・承・転・結」、「序論・本論・結論」、「場面設定・前ふり・オチ」などです。
これらは例にすぎないので、とりあえず何となく分割してもOKです。

次に、分割したもの(段落)にタイトルを1つずつ付けます。
ここでの注意点は、
タイトルとは先ほどの「起承転結」などではなく、分割した内容を表すタイトルです。
このタイトルを「見出し」といいます。

※ 画像では、追加した見出しを強調するために番号を付けて「太字・下線」にしました
目次の作り方
次に、目次の作り方を解説します。
先ほどの見出し(タイトル)に Word機能の「見出し」の書式を追加します。
(書式とは、文字に赤色や太文字などの装飾を加えることをまとめて表すWord機能における呼び名)
1.見出しを入力している行(ぎょう)をクリック
2.「ホームタブ」の「見出し1」をクリック

すると、「1.背景」の「下線」の書式が消えました。
これはWordの「見出し1」の書式が上書きされたからです。
すべての見出し(タイトル)に「見出し1」の書式を反映したものが下の画像です。

さらに、以下の手順で操作します。
1.目次を挿入したい行をクリック
2.「参考資料タブ」をクリック
3.「 目次」のアイコンをクリックして、表示される自動作成の目次パターンを1つ選んでクリック

そうすると、メイン画面に目次が自動で作成されます。
(作成された目次の右端の数字はページ数を表しています)

目次機能を使いこなす3ステップ
ここから目次機能を使いこなす手順と上手な文章の書き方について解説しますが
その前に考えてほしいことがあります。
ここで取りあげている例文は200字くらいですが
実際の文章(ブログ記事や仕事での報告書など)はもっと長いはずです。
そうなると伝え手が一生懸命に文章を書いても
読み手は最後まできちんと読まないことは少なくありません。
このことは、あなたが読み手の立場になれば気がつくはずです。
これを踏まえて、目次機能の使い方と上手な文章の書き方を解説します。
1.伝え手の狙いをもとに並びかえる
下の画像の赤四角の部分に注目して下さい。

あなたが操作しているWord画面に
赤四角の部分が表示されていない場合は、以下の手順で操作して下さい。
1.「Ctrl キー」を押しながら「Fキー」をクリック
2.画面の左側に表示されるナビゲーションウィンドウの「見出し」をクリック
すると、上の画像のように見出しの文字が画面左側にナビゲーションウィンドウが表示されます。
次に、赤四角の中の見出しを1つ選んで
クリックしながら上下に移動してみて下さい。
見出しを上下に移動すると、本文も同じように移動するはずです。
ここで始めに見出しに付けたタイトルのネーミングが効いてきます。
見出しのネーミングを「起承転結」とした場合、
本文の内容が見出しに反映されていないので、ただの並びかえになります。
(ひとまず時間の流れに沿う文章を書く目的では「起承転結」を意識する必要はあります)
一方、見出しを上手くネーミングできていれば
段落(見出し)の並びかえによるメリットが生まれることがあります。
では、改めて始めの文章を見てみます。

これでは文章ごとの内容が要約(見出し化)されていないため
文章を読み慣れていない人は、段落を上手く並びかえられないのではないでしょうか。
文章を読み慣れている人でも、長文になれば上手く並びかえられません。
つまり、長い文章(インタビュー記事やスピーチ原稿など)を書くときは
文章を書く素人から専門家にいたるまで目次機能の操作が必須になります。
2.並びかえる狙いを考える
次に、どのように並びかえるかについて考えます。

具体的には例文の場合、セミナーを受講してもらうことが狙い(目的)なので
文章の狙いと見出しだけに注目した上で
「″セミナー受講の心構え″は、最後でいいんじゃない?」や
「″対象者″を前に出すと、読み手は早い段階で読むのを止めてしまう?」などのように
読み手の関心ごとを踏まえた文章に並びかえることができます。
3.読み手の心をつかむタイミングを調整する
まだ目次機能の使いこなし方がよく分からない方のために具体例を通して解説します。
この文章は、特に修正する部分がないように見えるかもしれませんが
「3.セミナー受講の心構え」と「4.対象者」を並びかえたほうが
読みやすいと思う人がいるかもしれません。
いかがでしょうか。

他の並びかえのパターンとして
「セミナー主旨とメリット」を始めに移動して、次に「対象者」を持ってきたほうが
読み手は自分がセミナーの対象者に含まれているか否かをより早い段階で判断できます。
さらに「背景」と「セミナー受講の心構え」を入れかえました。
いかがでしょうか。

このように段落を並びかえて、読み手の心をつかむタイミングを調整します。
これが読み手の気持ちを踏まえた上手な文章の書き方です。
このあと始めの文章のように見出しを取り除いて
普通の文章に書きなおしたものが下の画像になります。
赤字の箇所は、並びかえに伴って文脈を整える必要があったので書きなおしています。

文章を上手く並びかえることは、相手に物事を分かりやすく伝えるスキルに直結します。
目次機能の操作が仕事力を伸ばすために欠かせないことがお分かりいただけましたか。
メッセージ
ちなみに私は、絶対的な正解とされる文章の並び順はないと考えています。
強いていえば、より多くの読者に認められた文章の並び順が正解ではないでしょうか。
目次機能を使いこなせるようになると
説明を強調すべきポイントが見つかって、より多くの読者に最後まで集中して読んでもらえるはずです。
ぜひ、少しずつチャレンジしてスキルアップして下さい。
あなたのお役に立てたなら嬉しいです。仕事の成功をお祈りします。