仕事でメモ♪ デジタル・アナログの使い分け!手書きのポイントも詳しく解説。

入社して間もない頃、メモ取りに追われたことはありませんか。また、メモを取るほどのことではないと思っていたことを忘れてしまい、冷や汗をかいた経験は誰にでもあります。

そこで、メモの取り方のコツデジタルとアナログの視点から解説します。

使い分けのコツ

デジタルメモ

デジタル メモ最近の学生は、黒板を「スマホでパシャ」が当たり前のようです。

そんな学生たちでも数年もすれば、使ったことがない新しいアプリが登場します!

私が学生の頃には有り得ないことでしたが、似たような事はあります。

セミナー講師が話している間、ずっと「パソコンをバチバチ!」している受講者です。

以前、とあるセミナー講師から

「パソコンをバチバチの参加者の心は、動かない」と教わりました。

なぜなら、その受講者の目的は、記録だからです。

デジタル・メモの特徴は、記録・コピーには強いことです。

目的が「記録」の場合は、デジタルメモを活用しましょう♪

アナログメモ

アナログメモ単純にメモといえば、アナログメモ(手書き)のことではないでしょうか。

デジタルメモは、変換候補に表示されない即席の記号などを使うときは不便ですが

ペンなどを使って自由に書けるアナログメモは優秀です。

手を動かすときに内容を要約するプロセスがあるため、

脳が活性化されて「気づき」や「ヒラメキ」が生まれやすくなります。

目的が「気づき」や「ヒラメキ」の場合は、アナログ・メモを活用しましょう♪

使い分けの効果

デジタルメモ

「記録」以外に、たくさんの情報を圧縮したいときにもデジタルメモは役立ちます。

キーボードを見ずに入力するタッチタイピングを身に付ければ、

書く・消すのスピードは、デジタルの方が圧倒的に早くなります。

私は仕事上、文章をたくさん書きますが

頭の中のアイデアなどをひたすらパソコンに打ち込んだ後、

相手に伝わり易くするために、効率的にムダを削ります。

こうするとことで、賢そうな文章を書くことができたり、

相手から「気が利くね♪」と喜ばれたりします。

アナログメモ

あなたと講師の違い私は考えがまとまらないとき

セミナーなどで他人の意見をしっかり聞くときにアナログメモを使います。

たとえば、原因結果などが複雑に絡み合っているときです。

誰にも経験があることですが考えがまとまらないのは、

考えているようで考えられていないからです。

そこで私は、セミナーなどの受講後

書いたアナログメモをパズルのように組み合わせます。

このような作業が必要な理由は、

講師と受講者の目的が違う

講師と受講者の頭の中が違う

最も分かり易い説明の順番が人によって違う などです。

だからメモを書いたあと、メモを並び替える必要があるのです。

そうすると、学びを加速し、気づきを得ることができます!

実務での活用事例

デジタルメモ

複数名でアイデアなどを共有したくても、お互いが離れた場所にいるときは

デジタルメモをオンラインで活用する方法もあります。

そこで、無料で使える人気のアプリを3つご紹介します!

3つとも複数名が同時に「見る・書く」を行うことができます

1.Googleスプレッドシート

オンラインでやり取りする際には使用経験があるソフトを選ぶと、

入力のし易さからスムーズに物事を進めることができます。

Googleスプレッドシートはエクセル形式なので、使い慣れている人も多くて便利です♪

2.Googleスライド

プレゼンといえば、パワーポイントです。

しかし、パワポのソフトを事前に購入する必要があります……。

そんなときはGoogleスライドは、とても便利です♪

凝ったアニメーションなどを使わなければ、十分に使えます。

操作方法も難しくありません。

ただし、10名くらいを超えて同時に書き込みを行うと

作業が遅くなったり、一部のユーザーがログインできなくなることがあります。

回避する方法は、アドレスを複数に分割して小グループごとに作業してもらうことです。

Googleスライドだけでなく、Googleスプレッドシートにも当てはまります。

3.lino(リノ)

特徴は、ふせんホワイトボードを使った対面式の会議を

リアルで行っているような感覚になれることです。

デジタル・ツールは便利な点が多く、対面式の会議がムダに感じてしまうことがあります(笑)。

これらの他にも新しいデジタルメモ・アプリは次々に登場しています。

対面式のリアル会議との使い分けて、最も有効な手段を見極めることが大切です♪

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リモートワークの特徴

アナログメモ

アナログメモは、サイズによる使い分けも重要です。

1.片手に収まる手帳サイズ

キーワードをメモするくらいなら、手帳サイズです。

手帳サイズでは「ひらめき」や「気づき」を得ることは難しいといえます。

やはり、大きいメモ用紙を準備できない緊急用と考えた方が無難です。

ただし、あえて粗品でもらえるような小さなメモ用紙を使うメリットもあります。

たとえば、1つの用件やアイデアを1枚のメモ用紙に収めて

それらの用件などを済ませるたびにメモ用紙を捨てることで

仕事の達成感を計画的に得ることができます。

2.一般的な書類のA4サイズ

A4サイズのメモ用紙を持ち歩いている人はあまり見かけません。

なぜでしょう。

「メモは記録のため」と考えていると、

「気づき」や「ヒラメキ」が生まれる可能性は低くなります。

メモの本質的な目的は、文章の質を高めることや仕事で成果を残すことです。

このように考えると、パズルのように記録したメモを組み合わせる作業ができる

A4サイズがベストです。(カバンに入らない場合はB5サイズ

A4サイズくらいだと、記録したメモをパズルのように組み合わせて

セミナー講師とは立場が違うあなたが理解しやすいカタチに変えることができます。

この作業を行うだけで、

あなたに生じる「気づき」や「ヒラメキ」の可能性は、急激に高まります。

3.身体より大きなホワイトボードサイズ

こちらはA4サイズで説明したことと大部分は同じですが

付け加えるなら、

みんなが考えていることをリアルタイムで書き表して共有することで

複数名のアイデアや考えをまとめ易くなります。

4.付箋(ふせん)

「気づき」や「ヒラメキ」という話しから少しだけ外れますが、

付箋も重要なメモツールとしてよく使われています。

冒頭でも触れたように覚えられると思っていた事を何かの拍子に忘れてしまったり、

パソコンが立ち上がっていなくて時間が掛かったりするときなどは

デジタルメモよりもアナログメモの方が素早く対応できます。

そんなときは付箋(ふせん)にキーワードだけメモして

パソコンや電話など定期的に目が留まる物に貼っておくことで

忘れてしまっても自然に思い出す仕組みになります。

仕事がデキる社会人は、仕組みを効果的に活用しています。

周りから見ていると、頭の回転が速くて賢い人に見えていても

よく観察すると、ひと工夫の積み重ねによるものであることは少なくありません。

ウラ話し

ここだけの話しですが、賢い人ほどメモを取ることはあまり知られていません

情報収集のプロである取材記者

何冊もネタ帳を持ち歩いている芸能人

大学などの専門機関で働く研究者などは、メモ取りの達人です。

では、これを「賢いからメモを取る」と考えるべきでしょうか。

私はその逆だと思います。

つまり「正しい方法で、メモを取るから賢くなる」のです!

デジタル・アナログ、どちらにも強み弱みがあります。

状況に応じて、デジタルとアナログを使い分けしましょう。

きっと、仕事の効率化を上回る効果が表れるはずです。