仕事でアナログ・デジタル使い分け! メモの活用事例・効果、付箋の使い方などを解説♪

入社して間もない頃、メモ取りに追われたことはありませんか。

あらゆる仕事において、メモの取り方が

デキるビジネスパーソンになれるか否かの分かれ目になります。

そこで、メモの取り方のコツを解説します。

メモのコツ

アナログメモ

アナログメモ単純にメモといえば、アナログメモ(手書き)のことではないでしょうか。

デジタルメモは、変換候補に表示されない記号などを使うときは不便ですが

アナログメモは、ペンなどを使って自由に書くことができます。

また、手を動かすときに内容を要約するプロセスがあるため

脳が活性化されて「気づき」や「ヒラメキ」が生まれやすくなります。

目的が「気づき」や「ヒラメキ」の場合は、アナログメモを活用しましょう♪

デジタルメモ

デジタル メモ最近の学生は、黒板を「スマホで、パシャ!」が当たり前のようです。

そんな学生も数年もすれば、使ったことがない新しいアプリが登場します。

私が学生の頃には有り得ないことでしたが、似たような事はあります。

セミナー講師が話している間、ずっと「パソコンをバチバチ!」している受講者です。

以前、とあるセミナー講師から

「パソコンをバチバチの参加者の心は、動かない」と教わりました。

なぜなら、その受講者の目的は、記録だからです。

デジタルメモの特徴は、記録・コピーには強いことです。

目的が「記録」の場合は、デジタルメモを活用しましょう♪

使い分けによる効果

デジタルメモ

「記録」以外に、たくさんの情報を圧縮したいときにもデジタルメモは役立ちます。

キーボードを見ずに入力するタッチタイピングを身に付ければ、

書く・消すのスピードは、デジタルの方が圧倒的に早くなります。

私は仕事上、文章をたくさん書きますが

頭の中のアイデアなどをひたすらパソコンに打ち込んだ後、

相手に伝わり易くするためにムダを削ります。

こうするとことで、賢そうな文章を書くことができたり、

相手から「気が利くね♪」と喜ばれたりします。

アナログメモ

アナログメモセミナーなどで講師の解説をしっかり聞くときの他に

原因結果などが複雑に絡み合って

考えがまとまらないときなどにも、私はアナログメモを使います。

もしかすると、あなたの考えがまとまらない原因は、

考えているようで考えられていないことかもしれません。

たとえば、講師と受講者では目的事前にある知識も異なります。

しっくりくる説明の順番も人によって異なります。

そこで私は、書いたアナログメモをパズルのように並び替えることがよくあります。

メモを並び替えることで学びを加速し、気づきを得られることがあります。

実務での活用事例

アナログメモ

アナログメモは、サイズによる使い分けも重要です。

1.一般的な書類のA4サイズ

A4サイズのメモ用紙を持ち歩いている人はあまり見かけません。

なぜでしょう。

「メモは記録のため」と考えていると、

「気づき」や「ヒラメキ」が生まれにくくなります。

このように考えると、パズルのように記録したメモを組み合わせる作業ができる

A4サイズがベストです。(カバンに入らない場合はB5サイズ

A4サイズくらいだと、メモした内容をパズルのように組み合わせて

あなたが理解しやすいカタチに変えることで

「気づき」や「ヒラメキ」を活性化することができます。

2.身体より大きなホワイトボードサイズ

こちらはA4サイズで説明したことと大部分は同じですが

1つ付け加えるなら、

みんなが考えていることをリアルタイムで書き表して共有することで

散らかったアイデアなどをまとめ易くなります。

3.付箋(ふせん)

パソコンなどを起動させる時間が待てないときや

覚えられると思っていた事を忘れてしまう恐れがあるときは

付箋(ふせん)が役立ちます。

素早くキーワードをメモして

パソコンや電話など定期的に目が留まる物に貼っておくことで

忘れてしまっても自然に思い出す仕組みになります。

仕事がデキる社会人は、仕組みを活用しています。

周りから見ていると、頭の回転が速くて賢い人に見えていても

よく観察すると、ひと工夫の積み重ねが肝になっていることは少なくありません。

付箋の特徴は、色分けができること書いたものを移動できることです。

付箋には、付箋そのものに色が付いているので直感的に理解できます。

これを利用して最近は、意見を書いた付箋を

ホワイトボードに貼って行われるミーティングなどで使われることが多いようです。

書いたものを移動できるので、意見をまとめる作業をスムーズに行えます。

★ 付箋の使い方

付箋しかし、赤色は「とりあえず、重要」などの使い方では、

赤色ばかりの付箋が貼られて結局、

その本の付箋が貼られている箇所を読み返してもワケが分からなくなります。

そこで、色分けの一例をご紹介します。
セット販売は5色が多いので、これを参考に解説します)

ピンク色:何らかの対処が必要で、期限・納期が短く、重要性が高いもの

黄色:何らかの対処が必要で、期限・納期が短いもの

水色:対応済

緑色:何らかの対処が必要で、対処する内容が決まっていないもの

オレンジ色:予備(消費枚数が多い場合は、それを切らした場合に使う)

実は、この緑色がポイントになります。

なぜなら、緑色の付箋が貼られているということは、

自分の仕事に対応が迫られていることになります。

たとえば一度、読み終えた本に貼っておくと

定期的に読み返す本であることを自分に知らせる仕組みになります。

もちろん電話取次メモ、仕事のタスク管理などにも応用できます。

また職場でこれらを共有していると、

忙しい人に周りが気づく仕組みにもなります。
(赤色の付箋がたくさん貼られているときも同じ)

このように周りが気づく仕組みを取り入れている職場では

自然な流れでチーム一丸となって仕事に取り組むことができます。

4.片手に収まる手帳サイズ

キーワードをメモするくらいなら、手帳サイズです。

また、1つの用件やアイデアを1枚のメモ用紙に収めて

それらの用件などを済ませるたびにメモ用紙を捨てることで

計画的に仕事の達成感を得るという使い方もあります。

とはいえ手帳サイズでは「ひらめき」や「気づき」を得ることは難しいので

大きいメモ用紙を準備できない緊急用と考えた方が無難です。

デジタルメモ

複数名でアイデアなどを共有したくても、お互いが離れた場所にいるときは

デジタルメモをオンラインで活用する方法もあります。

そこで、無料で使える人気のアプリを3つご紹介します!

3つとも複数名が同時に「見る・書く」を行うことができます

1.Googleスプレッドシート

オンラインでやり取りする際には使用経験があるソフトを選ぶと、

入力のし易さからスムーズに物事を進めることができます。

Googleスプレッドシートはエクセル形式なので、使い慣れている人も多くて便利です♪

2.Googleスライド

プレゼンといえば、パワーポイントです。

しかし、パワポのソフトを事前に購入する必要があります……。

そんなときはGoogleスライドは、とても便利です♪

凝ったアニメーションなどを使わなければ、十分に使えます。

操作方法も難しくありません。

ただし、10名くらいを超えて同時に書き込みを行うと

作業が遅くなったり、一部のユーザーがログインできなくなることがあります。

回避方法は、

アドレスを複数に分割して小グループごとに作業してもらうことです。

Googleスライドだけでなく、Googleスプレッドシートにも当てはまります。

3.lino(リノ)

特徴は、ふせんホワイトボードを使った対面式の会議を

リアルで行っているような感覚になれることです。

デジタル・ツールは便利な点が多く、

対面式の会議がムダに感じてしまうことがあります(笑)。

これらの他にも新しいデジタルメモ・アプリは次々に登場しています。

対面式のリアル会議との使い分けて、最も有効な手段を見極めることが大切です♪

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リモートワークの特徴

まとめ(ウラ話し)

ここだけの話しですが、賢い人ほどメモを取ることはあまり知られていません

情報収集のプロである取材記者

何冊もネタ帳を持ち歩いている芸能人

大学などの専門機関で働く研究者などは、メモ取りの達人です。

では、これを「賢いからメモを取る」と考えるべきでしょうか。

私はその逆だと思います。

つまり「正しい方法で、メモを取るから賢くなる」のです!

アナログ・デジタル、どちらにも強み弱みがあります。

状況に応じて、これらを使い分けましょう。

きっと、あなたが想像もしなかった効果が表れるはずです。