Excelを毎日使う人、必見! 仕事を倍速化する『個人設定』ベスト5を完全公開♪

事務担当者には欠かせないExcel。

私も長らくExcelを使う業務に携わりました。

そこで、私の長年の経験とExcelトレーナー資格MOTなどのノウハウを厳選して

仕事を効率化する『個人設定』ベスト5を分かりやすく解説します。

個人設定のはじめ方

まずは「個人タブ」を設定する方法を解説します。

1.「ファイルタブ」をクリックして「オプション」をクリック

個人設定①

2.下の図の「① リボンのユーザー設定」、「② 新しいタブ」の順にクリック
(画面では「個人」と表示されていますが、実際には「新しいタブ」という名前で作成されます。右クリックで名前の変更や削除などができます。)

個人設定②

ちなみに、個別操作を作成するときには

毎回「Excelのオプション」画面を開くので

はじめに「Excelのオプション」を作成する方法をご紹介しておきます。
(「オプション」は、すべてのコマンドの上のほうに2つあります。その内の下のほうを選択)

個人設定の準備

第5位「値貼付け」

Excelといえば、たくさんの関数があります。

関数を使いこなせると、かなり便利なことはご承知の通りです。

しかし、これらの計算結果を貼り付けたとき

数式を貼り付けてしまったり、

中途半端に枠線なども貼り付けてしまうことがよくあります。

そこで「値貼付け」を準備しておくと作業を効率化できます。

操作は次の通りです。

1.下の図の通り「リボンのユーザー設定」から「すべてのコマンド」をクリック

個人設定③

2.下の図の通り「① → ② → ③ → ④」の順にクリック
(「値」は、すべてのコマンドの下のほうに2つあります。その内の上のほうを選択)

個人設定④

これで「値」のアイコンが作成されます。

第4位「行の高さ・列の幅」

営業事務担当者に多い仕事といえば、各種フォーマットの作成です。

見積書、提案書、アンケート調査票などを素早く作ることが求められます。

そこで気になるのが行の高さ列の幅す。

印刷まで終えたのに上司などから

「ここの幅をもっと広げて」などの細かな再調整を指示された経験があるはずです。

また、これらの操作の際に結合されたセルがあると

右クリックが効かないこともあって、イライラしがちです。

そこで「行の高さ・列の幅」を準備しておくと作業をスムーズに行えます。

1.下の図の通り「① → ② → ③ → ④」の順にクリック
(「行の高さ」は、すべてのコマンド真ん中より下のほうにあります)

個人設定⑤

2.下の図の通り「① → ② → ③ → ④」の順にクリック
(「列の幅」は、すべてのコマンド一番下のほうにあります)

個人設定⑥

第3位「ページ設定」

ここでも事務担当者に多い各種フォーマットの作成関連ですが

依頼者に見積書、提案書、アンケート調査票などを印刷して手渡すと

「もうちょっと全体のフォントを拡大して……」や

「もうちょっと表を上側に寄せてもらえたら……」など

細かな修正の依頼は後を絶ちません。

これらの縦型・横型・余白・拡大縮小などの調整についても準備しておきましょう。

そこで「ページ設定」を準備しておくと作業をスムーズに行えます。

下の図の通り「① → ② → ③ → ④」の順にクリック
(「ページ設定」は、すべてのコマンド真ん中より少し上のほうにあります)

個人設定⑦

第2位「オブジェクトの選択」

次は、人によってバラツキが出る操作かもしれません

Excelは便利なソフトだけに色んなことをExcelで済ませてしまうことがあります。

そんな中、さまざまな図形や画像を挿入して資料を作成している内に

複数の図形や画像をまとめて削除したくなることがあるはずです。

このとき、図形や画像を1つずつ選択すると面倒です。

そこで、マウスなどをクリックしながらピーッと

範囲指定した場所の図形などをまとめて選択する機能「オブジェクトの選択」です。
(「オブジェクトの選択モード」
を解除するときは「Esc キー」をクリック)

1.下の図の通り「① → ② → ③ → ④」の順にクリック
(「オブジェクトの選択」は、すべてのコマンド上のほうにあります)

個人設定⑧

ちなみに、オブジェクト同士が重なり合っているときに

1つだけ選びたいときは「選択ウィンドウの表示」が便利なので

こちらの作成方法も掲載しておきます。

2.下の図の通り「① → ② → ③ → ④」の順にクリック
(「オブジェクトの選択と表示」は、すべてのコマンド上のほうにあります)

個人設定⑨

第1位「カメラ」

栄光の第1位は「カメラ」機能です。

前にも触れたように、Excelでは便利な関数や数式を使えることが便利です。

たとえば「A1」のセルの計算結果などを「B2」の表示させるなど。

「カメラ」機能では、複数の範囲におよぶものを表示させることができます。

もちろん、数字だけではありません。

指定した範囲の表・図形・画像なども表示させることができるのです。

この機能を使わないExcelユーザーは、人生を半分損しています(笑)。

下の図の通り「① → ② → ③ → ④」の順にクリック
(「カメラ」は、すべてのコマンド上のほうにあります)

個人設定⑩

カメラ機能の使い方

とても便利なカメラ機能ですが、

どのような場面で使えるのか迷うかもしれません。

そこで、私が実際に使っていた用途をご紹介します。

私の場合は、1枚の資料の中に複数の表を追加するときに使っていました。

Excelで資料を作成すると、行の高さや列の幅を微調整することがあります。

そんな中、行や列を調整後にさらに行や列を調整した表を追加するとなると

本体の資料の行と列まで再調整する必要が出てきます。

しかし、カメラ機能を使うとスムーズに表を追加することができます。

カメラ機能のメリット

本体の資料に追加したい表がある場合、図や画像として挿入する方法もあります。

しかし、この方法では追加した表を編集すると、

編集後の図や画像を貼り付けし直す手間が生まれてしまいます。

一方で、カメラ機能による貼り付けでは

編集した内容が反映されるので、貼り付けし直す手間は生まれません。

また、カメラ機能で貼り付けたものを図形として拡大縮小できることも便利です。

カメラ機能の使い方の手順

1.行・列を調整した本体の資料を作成します

2.追加したい表を本体の資料の行・列に影響しない場所に作成します

追加する表は本体の資料と同じSheetに作成しても、別Sheetに作成してもOKです。

ただし、別Sheetへの作成が増えると

Excel全体のデータ管理が面倒になることには注意が必要です。

3.追加した表全体のセルを選択します

4.カメラのアイコンをクリックします

5.コピーしたい場所に貼り付けます

メッセージ

いかがでしたか。

Excelで解決できる業務はたくさんあります。

はじめて「個人タブ」を準備するときは時間が掛かるかもしれませんが、

その後の仕事を効率化できるメリットを考えると、早めの設定がおススメです。

ぜひ、少しずつチャレンジしてみて下さい。

あなたのお役に立てて光栄です。

それでは、仕事の成功をお祈りします。

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